役員変更登記の必要書類一覧｜会社パターン別チェックリスト

役員変更登記の必要書類は、会社の形態（取締役会あり・なし）と変更の内容（重任・就任・辞任）によって異なります。 この記事では、パターン別の必要書類一覧と、各書類の取得・作成方法を解説します。

必要書類の全体像

役員変更登記で必要な書類は「申請書類」「決議書類」「就任・辞任に関する書類」「その他確認書類」の4カテゴリに分類されます。 変更登記メーカーでは、これらの書類をまとめて自動生成できます。

【パターン①】全員重任の必要書類

任期満了後に全役員が同じメンバーで再任（重任）する場合の書類一覧です。 最もシンプルなケースで、書類の種類も比較的少なくなります。 詳しい手続きの流れは全員重任登記の手続きガイドも参照してください。

取締役会あり（取締役3名以上＋監査役）

• ✅ 変更登記申請書
• ✅ 株主総会議事録（全員重任の決議を記録したもの）
• ✅ 取締役会議事録（代表取締役の選定を記録したもの）
• ✅ 就任承諾書（重任の場合は議事録への記載で兼用可）
• ✅ 株主リスト
• ✅ 収入印紙貼付台紙（登録免許税1万円分）

取締役会なし・互選方式

• ✅ 変更登記申請書
• ✅ 株主総会議事録
• ✅ 互選書（代表取締役を取締役の互選で選定した場合）
• ✅ 就任承諾書
• ✅ 株主リスト
• ✅ 収入印紙貼付台紙

【パターン②】役員の一部交代（辞任・就任）の必要書類

一部の役員が辞任し、新しい役員が就任する場合です。辞任・就任・新任それぞれで追加書類が必要になります。 詳しい内容は役員の一部交代の手続きガイドをご参照ください。

各書類の説明と注意点

変更登記申請書

法務局に提出するメインの書類です。会社名・所在地・登記すべき事項・申請日・申請人の情報などを記載します。 書式は法務局が指定していますが、変更登記メーカーで正しい形式のものを自動生成できます。

株主総会議事録

役員の選任・重任・退任を決議した株主総会の内容を記録した書類です。 開催日時・場所・出席株主・議題・決議内容・議長・議事録作成者の署名が必要です。 重任の場合は「同意した」旨の記載があれば就任承諾書を兼ねられます（定款の規定による）。

就任承諾書

新任役員が就任を承諾したことを証明する書類です。 代表取締役に就任する場合は実印での押印が必要なことが多く、印鑑証明書との組み合わせが求められます。 一般の取締役・監査役の就任承諾書は認印でも可です。

辞任届

辞任する役員が辞任意思を表明する書類です。辞任日・氏名・役職・会社への宛先を記載し、署名・押印します。 辞任届に記載した日付が辞任の効力発生日（＝登記申請期限の起算点）となるため、日付の記入に注意が必要です。

株主リスト

議決権を行使できる株主の氏名・住所・株式数・議決権数を記載したリストです。 株主総会を開催するすべての登記申請に添付が必要です（2015年の商業登記規則改正により義務化）。 株主の氏名のみの記載で申請は通過しますが、株式数・議決権数も記載するのが望ましいです。

印鑑証明書

新任の代表取締役が就任する場合に必要です（発行から3ヶ月以内のもの）。 再任（重任）の代表取締役については原則不要です。 市区町村の窓口またはマイナンバーカードを使ったコンビニ交付で取得できます。

申請前の最終チェックリスト

• □ 申請書の会社情報（名称・所在地・資本金）に誤りがない
• □ 議事録の開催日・出席者・決議内容が正確に記載されている
• □ 収入印紙の金額が正しい（資本金1億円以下＝1万円）
• □ 株主リストに議決権を持つ株主全員が記載されている
• □ 印鑑証明書が必要な場合、発行から3ヶ月以内のものを用意している
• □ 申請期限（決議日から2週間以内）を確認した（期限の詳細はこちら）
• □ 管轄の法務局を確認した（会社の本店所在地を管轄する法務局）